Festschreiben einer Rechnung
Wir empfehlen Ihnen nach Fertigstellung die Rechnung festzuschreiben. Das Festschreiben einer Rechnung bedeutet, dass diese danach nicht mehr bearbeitet oder verändert werden kann. Eine Änderung ist dann nur noch durch eine nachvollziehbare Gegenbuchung möglich. Dies ist besonders wichtig, um den Anforderungen der Buchhaltung und den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Gründe für die Festschreibung
Rechtskonforme Archivierung: Durch die Festschreibung wird die Rechnung für die Archivierung vorbereitet und entspricht den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).
Erhöhung der Transparenz: Zusätzlich werden alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert.
Unveränderbarkeit: Nach der Festschreibung sind keine Änderungen an der Rechnung mehr möglich. Weder Positionen, Beträge noch andere Rechnungsdetails können nachträglich bearbeitet werden.
Es gibt eine Ausnahme, die nach dem Festschreiben weiterhin verändert werden kann, da sie den eigentlichen Rechnungsinhalt nicht ändert: Die Änderung des Status, z.B. ob die Rechnung versendet oder bezahlt wurde.
Vorgehensweise zur Festschreibung einer Rechnung
Öffnen Sie die gewünschte Rechnung, die festgeschrieben werden soll.
Überprüfen Sie alle Rechnungsdaten sorgfältig.
Klicken Sie auf den Button Festschreiben (Bild 1).
Bestätigen Sie den Vorgang (Bild 2). Nach der Bestätigung ist die Rechnung unveränderbar.
Nach der Festschreibung ist nur noch eine Änderung des Rechnungsstatus möglich. Um eine Gegenbuchung vorzunehmen, müssen Sie die Rechnung zunächst stornieren.
Das Änderungsprotokoll der Rechnung können Sie ganz oben einsehen (Bild 3 + 4).
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