Rechnungen
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Wenn Sie im Hauptmenü auf Rechnungen klicken, finden Sie - falls schon Rechnungen erstellt wurden - eine Liste der Rechnungen mit folgenden Informationen: Name des Kunden, dem Erstellungsdatum, der Rechnungsnummer und der Gesamtbetrag der Rechnung (Bild 1). Außerdem sehen Sie mithilfe der Icons, ob der Status dieser Rechnung schon auf Bezahlt bzw. Versandt gesetzt wurde oder noch Unbezahlt bzw. nicht versandt ist. Oben rechts können Sie die Sortierung ändern und darunter befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie ganz bequem Ihre Rechnungen durchsuchen können. Sie können auch wählen, ob Sie alle bezahlten oder unbezahlten Rechnungen anzeigen lassen wollen. Mit einem Klick auf das "+" wird eine neue Rechnung erstellt und es öffnet sich die Erstellungsseite der Rechnung. Alternativ können Sie auch ein Angebot in eine Rechnung konvertieren. Hier werden dann automatisch die Daten des Angebotes in die Rechnung übernommen.
Ganz oben finden Sie die Möglichkeit den Status der Rechnung zu verändern (Bild 2). Sie können markieren, ob die Rechnung versendet und bezahlt wurde oder einen eigenen Status hinzufügen (Bild 3). Wenn Sie Ihre Rechnung exportieren, wird der Status automatisch auf Versandt geändert. So haben Sie auf einem Blick sichtbar, inwieweit der Fortschritt der Rechnung ist.
Die Rechnungsnummer wird automatisch errechnet, außer Sie haben in den Einstellungen die manuelle Eingabe der Dokumentennummer ausgewählt.
Wenn die Dokumentennummer dynamisch berechnet wird, können Sie diese während der Erstellung nicht mehr ändern. Gehen Sie dazu in die Einstellungen.
Für das Rechnungsdatum und Lieferdatum wird das aktuelle Datum übernommen. kann aber bei Bedarf mit einem Klick auf die jeweilige Zeile individuell angepasst werden. Wenn Sie kein Lieferdatum haben, sondern ein Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, klicken Sie auf die Zeile des Lieferdatums und wählen Bezeichnung aus (Bild 4). Dort können Sie die Bezeichnung dann ändern (Bild 5). Falls keines davon zutrifft, wählen Sie statt Bezeichnung Ohne Datum aus. Die Zeile wird dann nicht in der Rechnung angezeigt.
Dann folgt die Eingabe der Kundendaten. Wählen Sie dazu einfach einen Kunden aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder geben Sie die Daten manuell ein, ohne den Kunden in Ihren Kontakten zu speichern. Weitere Informationen zu dem Thema Kunden hinzufügen, finden Sie hier.
Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das "+". Wenn Sie bereits den Artikel in BillMore hinzugefügt haben, klicken Sie auf Auswählen. Wenn Sie für den Artikel einen Barcode hinzugefügt haben, können Sie ihn über Barcode scannen. Falls nichts von beidem zutrifft, fügen Sie einfach in den Feldern die jeweilgen Informationen des Artikels hinzu und klicken dann auf Hinzufügen.
Der Barcodescanner ist nur in der BillMore App verfügbar, nicht in der Web-App.
Sie können auch die Reihenfolge der Artikel verändern, in dem Sie auf die beiden Pfeile klicken und dann die einzelnen Artikel an die gewünschte Position ziehen (Bild 6). Es ist auch möglich einen Rabatt hinzuzufügen. Um mehr über die Erstellung von Artikeln zu erfahren, lesen Sie hier.
Für jede Rechnung können Sie auch zwischen einer Netto- und Bruttodarstellung wechseln. Bei Nettorechnungen werden alle Artikel mit Nettopreis angeführt und die MwSt. nach dem Nettogesamtbetrag hinzugefügt (Bild 7). Bei der Bruttodarstellung dagegen ist es anders rum - dort werden schon die einzelnen Artikel inkl. MwSt. dargestellt und die MwSt. nur am Ende herausgerechnet und separat ausgewiesen (Bild 8).
Ihre voreingestellte Preisdarstellung können Sie unter Einstellungen -> Steuereinstellungen anpassen.
Wenn Ihre Rechnung nur mit Artikeln mit 0% Steuer besteht, taucht eine weitere Auswahl für die Umsatzsteuerregelung auf (Bild 9). Hier können Sie zwischen Standard, Reverse-Charge-Verfahren und Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung wählen (Bild 10).
Unter der Sektion Artikel finden Sie weitere Möglichkeiten die Rechnung anzupassen. Sie können eine Einleitung, Endnotiz und Unterschrift hinzufügen, das Layout anpassen und Anlagen ergänzen. Mehr zu diesen Funktionen erfahren Sie hier.
Erst nachdem Sie die Rechnung gespeichert haben, können Sie die Rechnung exportieren.
Bevor Sie die Rechnung versenden, können Sie mithilfe der Vorschau überprüfen, wie die Rechnung als PDF aussieht und ggf. anpassen. Die Unternehmendetails in der Fußzeile des Dokumentes können in den Einstellungen angepasst werden.
