Auftragsbestätigungen
Wenn Sie im Hauptmenü auf Auftragsbestätigungen klicken, finden Sie - falls schon Auftragsbestätigungen erstellt wurden - eine Liste der Auftragsbestätigungen mit folgenden Informationen: Name des Kunden, dem Erstellungsdatum, der Auftragsnummer, dem Gesamtbetrag der Auftragsbestätigung und ein Icon in rot oder grün, das anzeigt, ob die Auftragsbestätigung schon verschickt wurde (Bild 1). Oben rechts können Sie die Sortierung ändern und darunter befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie ganz bequem Ihre Auftragsbestätigungen durchsuchen können. Mit einem Klick auf das "+" wird eine neue Auftragsbestätigung erstellt und es öffnet sich die Erstellungsseite der Auftragsbestätigung. Alternativ können Sie auch eine Rechnung oder ein Angebot in eine Auftragsbestätigung konvertieren. Hier werden dann automatisch die Daten der Rechnung oder des Angebots für die Auftragsbestätigung übernommen.
Die Erstellung einer Auftragsbestätigung folgt der selben Logik wie die Erstellung des Angebots und der Rechnung.
Ganz oben finden Sie die Möglichkeit den Status der Auftragsbestätigung zu verändern. Sie können markieren, ob die Auftragsbestätigung versendet wurde und einen eigenen Status hinzufügen. Wenn Sie Ihre Auftragsbestätigung exportieren, wird der Status automatisch auf Versandt geändert. So haben Sie auf einem Blick sichtbar, inwieweit der Fortschritt der Auftragsbestätigung ist (Bild 2).
Die Auftragsbestätigungsnummer und das aktuelle Datum als Auftragsbestätigungsdatum wird automatisch übernommen, kann aber bei Bedarf mit einem Klick auf die jeweilige Zeile individuell angepasst werden.
Wenn die Dokumentennummer dynamisch berechnet wird, können Sie diese während der Erstellung nicht mehr ändern. Gehen Sie dazu in die Einstellungen.
Dann folgt die Eingabe der Kundendaten. Wählen Sie dazu einfach einen Kunden aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder geben Sie die Daten manuell ein, ohne den Kunden in Ihren Kontakten zu speichern. Weitere Informationen zu dem Thema Kunden hinzufügen, finden Sie hier.
Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das "+". Wenn Sie bereits den Artikel der Anwendung hinzugefügt haben, klicken Sie auf Auswählen. Wenn Sie für den Artikel einen Barcode haben, können Sie ihn über Barcode scannen. Falls nichts von beidem zutrifft, fügen Sie einfach in den Feldern die jeweilgen Informationen des Artikels hinzu und klicken dann auf Hinzufügen.
Der Barcodescanner ist nur in der BillMore App verfügbar, nicht in der Web-App.
Sie können auch die Reihenfolge der Artikel verändern, in dem Sie auf die beiden Pfeile klicken und dann die einzelnen Artikel an die gewünschte Position ziehen. Es ist auch möglich einen Rabatt hinzuzufügen. Um mehr über die Erstellung von Artikeln zu erfahren, lesen Sie hier.
Unter Artikel finden Sie weitere Möglichkeiten die Auftragsbestätigung anzupassen (Bild 4). Sie können eine Einleitung, Endnotiz und Unterschrift hinzufügen, das Layout anpassen und Anlagen ergänzen. Mehr zu diesen Funktionen erfahren Sie hier.
Unterschriften können Sie nur in der BillMore App hinzufügen, nicht in der Web-App.
Erst nachdem Sie die Auftragsbestätigung gespeichert haben, können Sie die Auftragsbestätigung exportieren oder konvertieren.
Bevor Sie die Auftragsbestätigung versenden, können Sie mithilfe der Vorschau überprüfen, wie die Auftragsbestätigung als PDF aussieht und ggf. anpassen. Die Unternehmendetails in der Fußzeile des Dokumentes können in den Einstellungen angepasst werden.
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