# Willkommen bei BillMore Mit BillMore geben wir Ihnen ein Tool in die Hand, mit dem Sie unkompliziert und schnell Dokumente wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine erstellen und Ihr Unternehmen verwalten können. Eine ideale Komplettlösung insbesondere für Startups und kleine bis mittelständische Unternehmen. BillMore unterstützt Sie im gesamten Prozess: Vom Angebot zur Rechnung bis zur EÜR. ## Verfügbare Plattformen BillMore steht Ihnen als **Web-App** für jedes Gerät zur Verfügung, das über einen **Browser** verfügt**.** Auf **iPhones und iPads** können Sie BillMore als **mobile iOS App** nutzen und über den AppStore downloaden. Auch auf Macbooks und iMacs mit **Apple Silicon Chip** ist BillMore als App verfügbar. **Web-App öffnen** {% embed url="" fullWidth="false" %} **iOS App herunterladen** {% embed url="" %} ## Funktionen Im Folgenden sind für einen genaueren Überblick die Funktionen der Anwendung aufgelistet. * Dokumentenerstellung (Rechnungen, Angebote, Lieferungen) * Individuelle Anpassung der Dokumentendarstellung * Verwaltung Ihrer Kunden und Produkte oder Dienstleistungen * Erfassung der Einnahmen und Ausgaben * Integrierte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) * Kleinunternehmer-Modus * Mehrere Unternehmen verwalten BillMore wird regelmäßig mit neuen Funktionen erweitert und an aktuellen Vorgaben angepasst. So stellen wir sicher, dass Sie einen modernes Tool für die Dokumentenerstellung an der Seite haben. Auf den folgenden Seiten wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie die umfangreichen Funktionen von BillMore nutzen können. # Erste Einrichtung Los geht's mit der Einrichtung eines Accounts und Ihres Unternehmens. Zuerst werden Sie durch ein paar Seiten geführt, die Ihnen einen Überblick über BillMore und die Funtionen gibt. Dann erstellen Sie in nur zwei Schritten Ihren Account und Ihr Unternehmen. Zuerst erstellen Sie einen Account und geben u.a. Ihren Namen und den Ihres Unternehmens an (Bild 1). Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung akzeptiert haben, können Sie weitere Grundeinstellungen zu Ihrem Unternehmen vornehmen. Sie können diese und weitere Optionen auch jederzeit in den [Einstellungen](/billmore-app/einstellungen) anpassen (Bild 2). Mit einem Klick auf **Fertig** haben Sie das Unternehmen erstellt und können nun die Testversion von BillMore für 30 Tage völlig kostenlos testen.

Bild 1: Erstellen Sie kostenlos
einen Account

Bild 2: Grundeinstellungen
des Unternehmens anpassen

# Dokumente Mit BillMore können Sie ganz einfach **Rechnungen**, **Gutschriften**, **Angebote** und **Lieferscheine** erstellen. Falls einer Ihrer Kunden es versäumt eine Rechnung zu bezahlen, können Sie Ihn mithilfe einer **Zahlungserinnerung** darauf aufmerksam machen. Sie können Ihre Dokumente individuell anpassen und z.B. das Layout verändern oder Anlagen hinzufügen. Dies ist bei jeder Art von Dokument möglich, weswegen Sie im Folgenden die Optionen gesammelt unter dem Punkt **Allgemeines** finden. {% content-ref url="/pages/VPgjPSU4GLBrWySrZ5kx" %} [Allgemeines](/billmore-app/dokumente/allgemeines) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/JT68h52LyuGIRoDpHggZ" %} [Rechnungen](/billmore-app/dokumente/rechnungen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/q0v25PDuAzABCAWpFW8Q" %} [Angebote](/billmore-app/dokumente/angebote) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/1QEunyo49vyonmSVMffG" %} [Lieferscheine](/billmore-app/dokumente/lieferscheine) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/m4UCcGsCacP6ZUpFWB4H" %} [Gutschriften](/billmore-app/dokumente/rechnungen/gutschriften) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/Zs3fdZYagKStACGbU7yx" %} [Zahlungserinnerungen](/billmore-app/dokumente/rechnungen/zahlungserinnerungen) {% endcontent-ref %} # Allgemeines Einige allgemeine Anpassungen finden Sie bei allen drei Arten der Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Angebote) wieder. Auf den folgenden Seiten wird erläutert, wie Sie z.B. die Dokumentennummer ändern oder das Layout Ihrem Firmendesign anpassen. {% content-ref url="/pages/LRrgc45liXwF85bXTxx9" %} [Einleitung oder Endnotiz hinzufügen](/billmore-app/dokumente/allgemeines/einleitung-oder-endnotiz-hinzufugen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/Azba4kzHVJONB8J59vlU" %} [Unterschrift hinzufügen](/billmore-app/dokumente/allgemeines/unterschrift-hinzufugen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/MMYb1j5mk7UkjmgQwpUU" %} [Anlagen hinzufügen](/billmore-app/dokumente/allgemeines/anlagen-hinzufugen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/rjL1ncqTMQPeQsyKLp9N" %} [Rabatte hinzufügen](/billmore-app/dokumente/allgemeines/rabatte-hinzufugen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/UqeUoGTDYYbk2ejCz4Kr" %} [Layout anpassen](/billmore-app/dokumente/allgemeines/layout-anpassen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/Yl92WQtFwEmBHxjeUp4p" %} [Dokumente konvertieren und duplizieren](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-konvertieren-und-duplizieren) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/r9EVlc4uoOPuc8JKHZkR" %} [Dokumente exportieren](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-exportieren) {% endcontent-ref %} # Einleitung oder Endnotiz hinzufügen Unabhängig davon, ob Sie eine Rechnung, ein Angebot oder einen Lieferschein erstellen, können Sie jedem Dokument einen individuellen oder standardisierten Einleitungstext oder eine Endnotiz hinzufügen. Im folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie einen standardisierten Text erstellen können, der für die jeweilige Dokumente übernommen wird und wie Sie für das einzelne Dokument Ihre Text anpassen können. ### Standardtexte Um Standardtexte zu erstellen gehen Sie zu *Einstellungen -> Standardtexte* (Bild 1)*.* Die Texte, die Sie hier erstellen, werden für alle neu erstellten Dokumente übernommen. Für jede Dokumentart (Rechnungen, Angebote und Lieferscheine) können Sie eine Einleitung und eine Endnotiz erstellen. Auch für [Mahnungen](/billmore-app/dokumente/rechnungen/zahlungserinnerungen) haben Sie die Möglichkeit einen Standardtext einzurichten. Wenn Sie Ihre Dokumente über E-Mail versenden, können Sie hier einen Text verfassen, der dann automatisch in die E-Mail eingefügt wird und Ihnen eine kleine Zeitersparnis ermöglicht.

### Individualisierte Texte Für jedes Dokument können die erstellten Standardtexte angepasst werden oder neue Texte erstellt werden, falls Sie keine Standardtexte festgelegt haben. Wenn Sie eine Rechnung, ein Angebot oder einen Lieferschein erstellen, finden Sie unter *Artikel* die Menüpunkte *Einleitung* und *Endnotiz* (Bild 2)*.* Nach einem Klick auf **Übernehmen,** wird der Text in das Dokument eingefügt (Bild 3).

# Unterschrift hinzufügen {% hint style="info" %} Unterschriften können Sie nur in der BillMore App hinzufügen, nicht in der Web-App. {% endhint %} Wenn Sie ein Dokument erstellen, finden Sie unten unter *Artikel* den Menüpunkt *Unterschrift* (Bild 1). Sie können entweder nur Ihre eigene Unterschrift hinzufügen oder auch die Kunden-Unterschrift erfassen. Die Unterschrift wird dann zum Dokument hinzugefügt.

### Eigene Unterschrift hinzufügen Mit einem Klick auf **Unterschreiben** können Sie in dem weißen Feld unterschreiben (Bild 2).

Wenn Ihnen die Unterschrift nicht gefällt, klicken Sie oben rechts auf das Mülleimer-Symbol (Bild 3). Wenn Ihnen die Unterschrift so gut gefällt, dass Sie sie als Standard-Unterschrift speichern wollen, klicken Sie unten auf **Save to default signature.** Wenn Sie bereits eine Standard-Unterschrift haben, klicken Sie oben auf das Symbol links neben den Mülleimer, um die bestehende Unterschrift einzufügen.

Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf **Fertig**. ### Eigene und Kunden-Unterschrift hinzufügen Wechseln Sie den Reiter von *Eigene* auf *Eigene + Kunde* (Bild 4)*.*

Bild 4: Eigene und Unterschrift vom Kunden hinzufügen

Falls eine Bedingung an die Unterschrift geknüpft ist - z.B. "Ware ordnungsgemäß erhalten" - können Sie diese hier eingeben. Mit einem Klick auf den Text lässt sich dieser bearbeiten. Für die Unterschrift klicken Sie und der Kunde jeweils auf **Unterschreiben.** Um den Kunden unterschreiben lassen zu können, müssen Sie zuerst einen Namen eingeben, danach können Sie auf **Unterschreiben** klicken**.** Für eine genaue Beschreibung der Unterschriftsansicht siehe oben unter [Eigene Unterschrift hinzufügen](#eigene-unterschrift-hinzufuegen). # Anlagen hinzufügen Wenn Sie ein Dokument erstellen, finden Sie unten unter *Artikel* den Menüpunkt *Anlagen* (Bild 1)*.*

Um eine Anlage zu erstellen, klicken Sie auf **Anlage hinzufügen** (Bild 2). Es können neue Anlagen aus Ihrem Ordner für Fotos oder Dateien hochgeladen und mit einem Titel und einer Beschreibung beschrieben werden (Bild 3).

# Rabatte hinzufügen Sie können einen Rabatt auf den Endbetrag des Dokumentes hinzufügen. Dazu finden Sie beim Erstellen des Dokuments unter Artikel den Punkt **Rabatt** (Bild 1). Wenn Sie auf die Zeile klicken, können Sie einen Prozentsatz des Gesamtpreises angeben, den Sie als Rabatt geben möchten (Bild 2).

#### Beispiel

# Layout anpassen Um dem Dokument einen individuellen Anstrich zu geben, können Sie einzelne Elemente wie Farben und Schriftgrößen anpassen und Ihr Logo in das Dokument einpflegen. Für diese Anpassungen gibt es zwei Wege in der BillMore Anwendung. Zum einen können die Anpassungen in den Einstellungen vorgenommen werden, sodass jedes neu erstellte Dokument diese übernimmt. Oder aber Sie individualisieren jedes Dokument einzeln. Im folgenden zeigen wir Ihnen, wie genau Sie das Layout anpassen können. ### Allgemeines Dokumentenlayout anpassen Unter *Einstellungen -> Dokumentenlayout* können Sie das Layout für alle neuen Dokumente anpassen. Sie haben die Wahl zwischen vier Standardlayouts (Classic, Modern, Cascade oder Rounded), die Sie dann nach Bedarf weiter anpassen können (Bild 1). So können Sie die Hauptfarbe ändern und von jedem Textbaustein, den Sie sehen, die Größe und den Stil ändern.

Falls Sie ein [Logo hochgeladen](#logo-hinzufuegen) haben, können Sie auch dessen Größe hier anpassen und entscheiden, ob das Logo überhaupt in den Dokumenten angezeigt werden soll (Bild 2).

### Layout für ein einzelnes Dokument anpassen Wenn Sie ein Dokument erstellen, können Sie auch nur für dieses einzelne Dokument das Layout anpassen. Sie finden unten unter *Artikel* den Menüpunkt *Layout* (Bild 3)*.* Dort haben Sie dann die selben Anpassungsmöglichkeiten wie bei dem [allgemeinen Dokumentenlayout](#allgemeines-dokumentenlayout-anpassen) (Bild 4).

Bild 4: Layout für einzelnes
Dokument anpassen

{% hint style="info" %} Änderungen, die Sie für ein einzelnes Dokument vornehmen, werden nicht für andere Dokumente übernommen. {% endhint %} ### Logo hinzufügen Um das Logo Ihres Unternehmens in der Anwendung hochzuladen, gehen Sie auf *Einstellungen* -> *Unternehmensdetails*. Dort können Sie dann auswählen, ob Sie Ihr Logo aus den Fotos oder Dateien hochladen wollen (Bild 5). Standardmäßig wird das Logo, nachdem es hochgeladen wird, auch in den neu erstellten Dokumenten angezeigt. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie das in den [Layoutoptionen](#allgemeines-dokumentenlayout-anpassen) angeben.

# Dokumente konvertieren und duplizieren Mit der BillMore Anwendung können Sie ganz einfach Dokumente konvertieren. Sie haben ein Angebot erstellt, das angenommen wird? Dann wandeln Sie das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Oder Sie stellen eine Rechnung aus und wollen gleichzeitig einen Lieferschein erstellen, um den Erhalt zu bestätigen? Konvertieren Sie Ihre Rechnung einfach zu einem Lieferschein. Wenn Sie ein Dokument erstellen und auf **Speichern** geklickt haben, finden Sie ganz unten verschiedene Optionen, u.a. auch **Konvertieren** (Bild 1)*.* Wenn Sie dort klicken, können sie wählen, in welche Dokumentenart Sie das Dokument umwandeln möchten (Bild 2 & 3). {% hint style="info" %} Wenn Sie das Dokument konvertieren, bleibt das Ursprungsdokument erhalten. {% endhint %}

Bild 3: Neue Dokumentennummer
bestätigen

Um z.B. eine Rechnung zu duplizieren, klicken Sie auf **Duplizieren** (Bild 4). Nach Eingabe bzw. Bestätigung der neuen Dokumentennummer haben Sie das Dokument verdoppelt (Bild 5). Dies ist natürlich auch bei Angeboten und Lieferscheinen möglich.

# Dokumente exportieren Das Angebot ist erstellt, die Rechnung geschrieben, die Lieferung auf dem Weg. Nun wollen Sie das Dokument natürlich an Ihre Kunden weiterleiten. Nachdem Sie das Dokument gespeichert haben, tauchen ganz unten Optionen zum Export auf. {% hint style="info" %} Es ist erst möglich Dokumente zu exportieren, wenn Sie Ihr Dokument gespeichert haben. {% endhint %} Sie finden unten bei den Optionen auch **Vorschau**, um vorher zu überprüfen, wie Ihr Dokument als PDF aussieht und dementsprechend verschickt wird (Bild 1 & 2).

### Dokument drucken Mit einem Klick auf die Option **Drucken** kommen Sie zu den Druckeroptionen und können schnell und einfach das Dokument als PDF ausdrucken (Bild 3).

### Dokument per E-Mail verschicken Mit einem Klick auf **Per E-Mail versenden** öffnet sich das jeweilige E-Mail Programm. Falls die E-Mail-Adresse des Kundens vorhanden ist, wird sie als Adressat eingeben. Die Dokumentennummer wird in den Betreff eingegeben. Wenn Sie in den Einstellungen einen [Standardtext für die E-Mail](/billmore-app/dokumente/allgemeines/einleitung-oder-endnotiz-hinzufugen) verfasst haben, wird dieser automatisch der E-Mail hinzugefügt. {% hint style="info" %} In den Einstellungen Ihres Gerätes muss ein E-Mail-Account hinterlegt sein, damit Sie Rechnungen per E-Mail versenden können. Der E-Mail-Versand in der iOS App erfolgt standardmäßig über die Apple Mail App. In den Einstellungen Ihres Gerätes können Sie andere E-Mail-Accounts hinzufügen und dort auch einen Account auswählen, der standardmäßig für neue Mails verwendet werden soll. {% endhint %} ### Weitere Möglichkeiten Dokumente zu exportieren Mit der Option **Exportieren** kann das Dokument auch z.B. über verschiedene Messagern verschickt oder direkt auf dem Gerät heruntergeladen werden (Bild 4). Unabhängig davon wie Sie Ihr Dokument exportieren, wird nach dem Export der Status des Dokuments auf *Versandt* geändert, das jeweilige Datum eingefügt und in einer Notiz vermerkt, wie das Dokument exportiert wurde (Bild 5).

Bild 5: Statusänderung nach dem
Versenden des Dokumentes

# Rechnungen Wenn Sie im Hauptmenü auf Rechnungen klicken, finden Sie - falls schon Rechnungen erstellt wurden - eine Liste der Rechnungen mit folgenden Informationen: Name des Kunden, dem Erstellungsdatum, der Rechnungsnummer und der Gesamtbetrag der Rechnung (Bild 1). Außerdem sehen Sie mithilfe der Icons, ob der Status dieser Rechnung schon auf *Bezahlt* bzw. *Versandt* gesetzt wurde oder noch *Unbezahlt* bzw. *nicht versandt* ist. Oben rechts können Sie die Sortierung ändern und darunter befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie ganz bequem Ihre Rechnungen durchsuchen können. Sie können auch wählen, ob Sie alle bezahlten oder unbezahlten Rechnungen anzeigen lassen wollen. Mit einem Klick auf das "**+**" wird eine neue Rechnung erstellt und es öffnet sich die Erstellungsseite der Rechnung. Alternativ können Sie auch ein [Angebot in eine Rechnung konvertieren.](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-konvertieren-und-duplizieren) Hier werden dann automatisch die Daten des Angebotes in die Rechnung übernommen.

### Metadaten hinzufügen Ganz oben finden Sie die Möglichkeit den Status der Rechnung zu verändern (Bild 2). Sie können markieren, ob die Rechnung versendet und bezahlt wurde oder einen eigenen Status hinzufügen (Bild 3). Wenn Sie Ihre Rechnung exportieren, wird der Status automatisch auf *Versandt* geändert. So haben Sie auf einem Blick sichtbar, inwieweit der Fortschritt der Rechnung ist.

Die Rechnungsnummer wird automatisch errechnet, außer Sie haben in den [Einstellungen](/billmore-app/einstellungen/dokumentennummer) die manuelle Eingabe der Dokumentennummer ausgewählt. {% hint style="info" %} Wenn die Dokumentennummer dynamisch berechnet wird, können Sie diese während der Erstellung nicht mehr ändern. Gehen Sie dazu in die [Einstellungen](/billmore-app/einstellungen/dokumentennummer). {% endhint %} Für das Rechnungsdatum und Lieferdatum wird das aktuelle Datum übernommen. kann aber bei Bedarf mit einem Klick auf die jeweilige Zeile individuell angepasst werden. Wenn Sie kein Lieferdatum haben, sondern ein Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, klicken Sie auf die Zeile des Lieferdatums und wählen **Bezeichnung** aus (Bild 4). Dort können Sie die Bezeichnung dann ändern (Bild 5). Falls keines davon zutrifft, wählen Sie statt Bezeichnung **Ohne Datum** aus. Die Zeile wird dann nicht in der Rechnung angezeigt.

### Kundendaten und Artikel hinzufügen Dann folgt die Eingabe der Kundendaten. Wählen Sie dazu einfach einen Kunden aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder geben Sie die Daten manuell ein, **ohne** den Kunden in Ihren Kontakten zu speichern. Weitere Informationen zu dem Thema [Kunden hinzufügen, finden Sie hier](/billmore-app/kontakte-und-artikel/kontakte). Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das "**+**". Wenn Sie bereits den [Artikel in BillMore hinzugefügt](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel) haben, klicken Sie auf **Auswählen**. Wenn Sie für den Artikel einen [Barcode](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel) hinzugefügt haben, können Sie ihn über **Barcode** scannen. Falls nichts von beidem zutrifft, fügen Sie einfach in den Feldern die jeweilgen Informationen des Artikels hinzu und klicken dann auf **Hinzufügen**. {% hint style="info" %} Der Barcodescanner ist nur in der BillMore App verfügbar, nicht in der Web-App. {% endhint %} Sie können auch die Reihenfolge der Artikel verändern, in dem Sie auf die beiden Pfeile klicken und dann die einzelnen Artikel an die gewünschte Position ziehen (Bild 6). Es ist auch möglich einen [Rabatt](/billmore-app/dokumente/allgemeines/rabatte-hinzufugen) hinzuzufügen. Um mehr über die [Erstellung von Artikeln zu erfahren, lesen Sie hier](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel).

### Netto-/Bruttorechnung Für jede Rechnung können Sie auch zwischen einer Netto- und Bruttodarstellung wechseln. Bei Nettorechnungen werden alle Artikel mit Nettopreis angeführt und die MwSt. nach dem Nettogesamtbetrag hinzugefügt (Bild 7). Bei der Bruttodarstellung dagegen ist es anders rum - dort werden schon die einzelnen Artikel inkl. MwSt. dargestellt und die MwSt. nur am Ende herausgerechnet und separat ausgewiesen (Bild 8). Ihre [voreingestellte Preisdarstellung](/billmore-app/einstellungen/steuereinstellungen) können Sie unter *Einstellungen -> Steuereinstellungen* anpassen.

Bild 7: Preisdarstellung als
Nettorechnung

Bild 8: Preisdarstellung als
Bruttorechnung

### Umsatzsteuerregelung Wenn Ihre Rechnung nur mit Artikeln mit 0% Steuer besteht, taucht eine weitere Auswahl für die **Umsatzsteuerregelung** auf (Bild 9). Hier können Sie zwischen **Standard**, **Reverse-Charge-Verfahren** und **Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung** wählen (Bild 10).

### Weitere Anpassungen und Rechnung exportieren Unter der Sektion *Artikel* finden Sie weitere Möglichkeiten die Rechnung anzupassen. Sie können eine Einleitung, Endnotiz und Unterschrift hinzufügen, das Layout anpassen und Anlagen ergänzen. [Mehr zu diesen Funktionen erfahren Sie hier](/billmore-app/dokumente/allgemeines). {% hint style="info" %} Erst nachdem Sie die Rechnung gespeichert haben, können Sie die Rechnung exportieren. {% endhint %} Bevor Sie die [Rechnung versenden](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-exportieren), können Sie mithilfe der Vorschau überprüfen, wie die Rechnung als PDF aussieht und ggf. anpassen. Die [Unternehmendetails](/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) in der Fußzeile des Dokumentes können in den Einstellungen angepasst werden. # Festschreiben einer Rechnung Wir empfehlen Ihnen nach Fertigstellung die Rechnung festzuschreiben. Das Festschreiben einer Rechnung bedeutet, dass diese danach nicht mehr bearbeitet oder verändert werden kann. Eine Änderung ist dann nur noch durch eine nachvollziehbare Gegenbuchung möglich. Dies ist besonders wichtig, um den Anforderungen der Buchhaltung und den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. ### **Gründe für die Festschreibung** * **Rechtskonforme Archivierung:** Durch die Festschreibung wird die Rechnung für die Archivierung vorbereitet und entspricht den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). * **Erhöhung der Transparenz:** Zusätzlich werden alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert. * **Unveränderbarkeit:** Nach der Festschreibung sind keine Änderungen an der Rechnung mehr möglich. Weder Positionen, Beträge noch andere Rechnungsdetails können nachträglich bearbeitet werden. {% hint style="info" %} Es gibt eine Ausnahme, die nach dem Festschreiben weiterhin verändert werden kann, da sie den eigentlichen Rechnungsinhalt nicht ändert: Die Änderung des Status, z.B. ob die Rechnung versendet oder bezahlt wurde. {% endhint %} ### Vorgehensweise zur Festschreibung einer Rechnung 1. Öffnen Sie die gewünschte Rechnung, die festgeschrieben werden soll. 2. Überprüfen Sie alle Rechnungsdaten sorgfältig. 3. Klicken Sie auf den Button **Festschreiben** (Bild 1). 4. Bestätigen Sie den Vorgang (Bild 2). Nach der Bestätigung ist die Rechnung unveränderbar.

Nach der Festschreibung ist nur noch eine Änderung des Rechnungsstatus möglich. Um eine Gegenbuchung vorzunehmen, müssen Sie die Rechnung zunächst [stornieren](/billmore-app/dokumente/rechnungen/rechnung-stornieren). Das Änderungsprotokoll der Rechnung können Sie ganz oben einsehen (Bild 3 + 4).

# E-Rechnung {% hint style="success" %} Mit BillMore erstellen Sie E-Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 entweder als hybride PDF-Datei im Format ZUGFeRD oder als reine XML-Datei im Format XRechnung. {% endhint %} **ZUGFeRD** ist ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch eine XML-Struktur enthält, wodurch Rechnungen sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar sind. **XRechnung** hingegen ist ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde und ausschließlich maschinenlesbar ist. Im B2B-Bereich soll der Versand von E-Rechnungen in Zukunft verpflichtend werden. Mit BillMore können Sie für Ihre Rechnungen ganz einfach eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.3 oder XRechnung 3.0.1 (UBL) erstellen und exportieren. Um eine E-Rechnung in BillMore zu erstellen, folgen Sie zuerst den Schritten auf der folgenden Seite, [um eine Rechnung zu erstellen](/billmore-app/dokumente/rechnungen). Wählen Sie nun unter **Dokumentenformat**, ob Sie die Rechnung als einfache PDF-Datei, als ZUGFeRD PDF oder XRechnung exportieren möchten (Bild 1 + 2).

### Umsatzsteuerregelung Wenn ein Artikel mit 0% Steuer hinzugefügt wird, taucht eine weitere Auswahl für die Umsatzsteuerregelung auf (Bild 3). Hier können Sie zwischen **Standard**, **Reverse-Charge-Verfahren** und **Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung** wählen (Bild 4).

### Fehlermeldungen Es kann sein, dass Sie dort eine Fehlermeldung bekommen, weil nicht alle Daten hinterlegt wurde. Diese Daten sind wichtig, um eine E-Rechnung korrekt zu erstellen. #### Mögliche Fehlermeldungen: * **Das Land Ihres Unternehmens ist nicht hinterlegt.** Um das Land Ihres Unternehmens hinzuzufügen, gehen Sie zu den Einstellungen unter [Unternehmensdetails](/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) und wählen dort das Land aus. * **Die Steuernummer, E-Mail Adresse und Telefonnummer Ihres Unternehmens ist nicht hinterlegt.** Um diese Informationen hinzuzufügen, gehen Sie zu den Einstellungen unter [Unternehmensdetails](/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) und geben Sie die fehlenden Daten an. * **Das Land Ihres Kunden ist nicht hinterlegt.** Um das Land Ihres Kunden hinzuzufügen, können Sie entweder im Menü unter *Kontakt*, den Kunden bearbeiten und das Land eingeben oder direkt in der Rechnung beim Kunden das Land hinzufügen. Bei letzterem wird das Land jedoch nicht global gespeichert und Sie müssen es beim nächsten Erstellen der XRechnung nochmal eingeben. * **Die Kundennummer oder Steuernummer Ihres Kunden ist nicht hinterlegt.** Um diese Informationen Ihres Kunden zu ergänzen, gehen Sie im Menü zu *Kontakt,* wählen den Kunden aus und ergänzen die Informationen. # Gutschriften Bei einer Gutschrift handelt es sich um eine umgekehrte Rechnung. Das bedeutet z.B., dass die Beträge der jeweiligen Artikel mit negativen Vorzeichnen dargestellt werden. Um eine Gutschrift zu erstellen, können Sie Artikel mit negativer Menge zu einer Rechnung hinzufügen. Um das Vorzeichen des Artikelpreises zu ändern, klicken Sie auf **+/-** (Bild 1). Sobald der Gesamtbetrag einer Rechnung negativ ist, wird diese als Gutschrift dargestellt (Bild 2).

Bild 1: Artikel mit negativen
Vorzeichen hinzufügen

Bild 2: Automatische Umwandlung von
einer Rechnung zu einer Gutschrift

Als Alternative zu dieser Vorgehensweise haben Sie eine bereits bestehende Rechnung, die in eine Gutschrift umgewandelt werden soll. {% hint style="info" %} Die Rechnung, mit der Sie die Gutschrift erstellen wollen, muss gespeichert werden und der Status auf *Bezahlt* gesetzt werden. Erst dann ist es möglich eine Gutschrift zu erstellen. {% endhint %} Für eine bezahlte Rechnung finden Sie ganz untern die Option **Gutschrift erstellen** (Bild 3). Nach einem Klick darauf wird ein neues Dokument erstellt, das die selben Informationen wie die Ursprungsrechnung enthalten, nur dass die Beträge mit negativen Vorzeichen versehen sind (Bild 4). Beim Erstellen wir Ihnen die neue Rechnungsnummer der Gutschrift angezeigt. Die Gutschrift können Sie dann noch weiter anpassen und z.B. neue Artikel hinzufügen.

Bild 4: Umwandlung von einer
Rechnung zu einer Gutschrift

# Zahlungserinnerungen Ein Kunde zahlt die Rechnungen nicht fristgerecht? Das ist ärgerlich, aber mit BillMore können Sie einfach Mahnungen an den Kunden ausstellen und Ihn so an die Zahlung erinnern. Wenn Sie in der Ansicht der Dokumentenerstellung sind, finden Sie unten unter *Artikel* den Menüpunkt *Zahlungserinnerung* (Bild 1)*.* Nachdem Sie die Option ausgewählt haben, können Sie wählen, ob Sie die Zahlungserinnerungen oder Mahnungen per Mail oder PDF-Datei senden möchten (Bild 2). Dafür sind standardisierte Texte hinterlegt, jedoch können Sie sowohl bei der E-Mail als auch bei der PDF-Datei den Text individuell für dieses Dokument anpassen (Bild 3). Markieren Sie dafür einfach den Text an gewünschter Stelle und führen Änderungen durch.

### Standardiserte Texte der Zahlungserinnungen und Mahnungen anpassen Wenn Sie den standardisierten Text für alle zukünftigen Zahlungserinnerungen und Mahnungen anpassen wollen, gehen Sie zu *Einstellungen -> Standardtexte.* Sie sehen dann den bisherigen Text, den Sie nach Belieben verändern können (Bild 4). Das @-Zeichen zeigt Platzhalter an, die dann in dem jeweiligen Dokument durch die dortige Information ersetzt werden. Zum Beispiel für @InvoiceDate wird das Rechnungsdatum übernommen. Unter *Verfügbare Platzhalter* sehen Sie weitere Platzhalter, die Sie verwenden können und wie diese dann in der finalen Zahlungserinnerung ersetzt werden können (Bild 5). Nach einem Klick auf **Speichern** haben Sie den standardisierten Text für zukünftige Zahlungserinnerungen angepasst.

Bild 4: Mahnungstext in den
Einstellungen anpassen

# Rechnung stornieren Die Stornierung einer Rechnung ist notwendig, wenn eine bereits festgeschriebene Rechnung rückgängig gemacht werden muss, zum Beispiel aufgrund von fehlerhaften Angaben oder wenn die Rechnung nicht mehr gültig ist. {% hint style="info" %} Die Stornierung ist nur nach der Festschreibung der Rechnung möglich. {% endhint %} Um eine Rechnung zu stornieren, klicken Sie bei der Rechnung ganz unten auf **Stornieren** (Bild 1). Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Grund für die Stornierung angeben (Bild 2). Dieser wird dann im Änderungsprotokoll angezeigt.

Die ursprüngliche Rechnung bleibt als Referenz bestehen, jedoch mit durchgestrichenen Positionen (Bild 3). Es wird eine Stornorechnung erstellt, die Sie ganz unten bei der ursprünglichen Rechnung herunterladen können (Bild 4).

# Angebote Wenn Sie im Hauptmenü auf Angebote klicken, finden Sie - falls schon Angebote erstellt wurden - eine Liste der Angebote mit folgenden Informationen: Name des Kunden, dem Erstellungsdatum, der Angebotsnummer, dem Gesamtbetrag des Angebotes und ein Icon in rot oder grün, das anzeigt, ob das Angebot schon verschickt wurde (Bild 1). Oben rechts können Sie die Sortierung ändern und darunter befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie ganz bequem Ihre Angebote durchsuchen können. Mit einem Klick auf das "**+**" wird ein neues Angebot erstellt und es öffnet sich die Erstellungsseite des Angebots.

Ganz oben finden Sie die Möglichkeit den Status des Angebotes zu verändern (Bild 2). Sie können markieren, ob das Angebot versendet wurde und einen eigenen Status hinzufügen, z.B. ob das Angebot angenommen wurde. Wenn Sie Ihr Angebot exportieren, wird der Status automatisch auf *Versandt* geändert. So haben Sie auf einem Blick sichtbar, inwieweit der Fortschritt des Angebotes ist.

Die Angebotsnummer und das Datum wird automatisch übernommen, kann aber bei Bedarf mit einem Klick auf die jeweilige Zeile individuell angepasst werden. {% hint style="info" %} Wenn die Dokumentennummer dynamisch berechnet wird, können Sie diese während der Erstellung nicht mehr ändern. Gehen Sie dazu in die [Einstellungen](/billmore-app/einstellungen/dokumentennummer). {% endhint %} Kein Angebot ohne Kunde, deswegen folgt als erstes die Eingabe der Kundendaten. Wählen Sie dazu einfach einen Kunden aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder geben Sie die Daten manuell ein, **ohne** den Kunden in Ihren Kontakten zu speichern. Weitere Informationen zu dem Thema [Kunden hinzufügen, finden Sie hier](/billmore-app/kontakte-und-artikel/kontakte). Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das "**+**". Wenn Sie bereits den [Artikel der Anwendung hinzugefügt](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel) haben, klicken Sie auf **Auswählen**. Wenn Sie für den Artikel einen Barcode haben, können Sie ihn über **Barcode** scannen. Falls nichts von beidem zutrifft, fügen Sie einfach in den Feldern die jeweilgen Informationen des Artikels hinzu und klicken dann auf **Hinzufügen** (Bild 3). {% hint style="info" %} Der Barcodescanner ist nur in der BillMore App verfügbar, nicht in der Web-App. {% endhint %} Sie können auch die Reihenfolge der Artikel verändern, in dem Sie auf die beiden Pfeile klicken und dann die einzelnen Artikel an die gewünschte Position ziehen. Es ist auch möglich einen [Rabatt](/billmore-app/dokumente/allgemeines/rabatte-hinzufugen) hinzuzufügen. Um mehr über die [Erstellung von Artikeln zu erfahren, lesen Sie hier](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel).

Unter *Artikel* finden Sie weitere Möglichkeiten das Angebot anzupassen. Sie können eine Einleitung, Endnotiz und Unterschrift hinzufügen, das Layout anpassen und Anlagen ergänzen. [Mehr zu diesen Funktionen erfahren Sie hier](/billmore-app/dokumente/allgemeines). {% hint style="info" %} Unterschriften können Sie nur in der BillMore App hinzufügen, nicht in der Web-App. {% endhint %} {% hint style="info" %} Erst nachdem Sie das Angebot gespeichert haben, können Sie das Angebot exportieren oder konvertieren. {% endhint %} Bevor Sie das [Angebot versenden](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-exportieren), können Sie mithilfe der Vorschau überprüfen, wie das Angebot als PDF aussieht und ggf. anpassen. Die [Unternehmendetails](/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) in der Fußzeile des Dokumentes können in den Einstellungen angepasst werden. # Bestellungen Wenn Sie im Hauptmenü auf Bestellungen klicken, finden Sie - falls schon Bestellungen erstellt wurden - eine Liste der Bestellungen mit folgenden Informationen: Name des Kunden, dem Erstellungsdatum, der Bestellnummer, dem Gesamtbetrag der Bestellung und ein Icon in rot oder grün, das anzeigt, ob die Bestellung schon verschickt wurde (Bild 1). Oben rechts können Sie die Sortierung ändern und darunter befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie ganz bequem Ihre Bestellungen durchsuchen können. Mit einem Klick auf das "**+**" wird eine neue Bestellung erstellt und es öffnet sich die Erstellungsseite der Bestellung. Alternativ können Sie auch [eine Rechnung oder ein Angebot in eine Bestellung konvertieren](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-konvertieren-und-duplizieren). Hier werden dann automatisch die Daten der Rechnung oder des Angebote für die Bestellung übernommen.

Die Erstellung einer Bestellung folgt der selben Logik wie die Erstellung des [Angebots](/billmore-app/dokumente/angebote) und der [Rechnung](/billmore-app/dokumente/rechnungen). Ganz oben finden Sie die Möglichkeit den Status der Bestellung zu verändern. Sie können markieren, ob die Bestellung versendet wurde und einen eigenen Status hinzufügen. Wenn Sie Ihre Bestellung exportieren, wird der Status automatisch auf *Versandt* geändert. So haben Sie auf einem Blick sichtbar, inwieweit der Fortschritt der Bestellung ist (Bild 2).

Die Bestellnummer und das aktuelle Datum als Bestelldatum wird automatisch übernommen, kann aber bei Bedarf mit einem Klick auf die jeweilige Zeile individuell angepasst werden. {% hint style="info" %} Wenn die Dokumentennummer dynamisch berechnet wird, können Sie diese während der Erstellung nicht mehr ändern. Gehen Sie dazu in die [Einstellungen](https://docs.billmore.de/billmore-app/einstellungen/dokumentennummer). {% endhint %} Dann folgt die Eingabe der Kundendaten. Wählen Sie dazu einfach einen Kunden aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder geben Sie die Daten manuell ein, **ohne** den Kunden in Ihren Kontakten zu speichern. Weitere Informationen zu dem Thema [Kunden hinzufügen, finden Sie hier](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/kunden). Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das "**+**". Wenn Sie bereits den [Artikel der Anwendung hinzugefügt](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/artikel) haben, klicken Sie auf **Auswählen**. Wenn Sie für den Artikel einen [Barcode](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/artikel) haben, können Sie ihn über **Barcode** scannen. Falls nichts von beidem zutrifft, fügen Sie einfach in den Feldern die jeweilgen Informationen des Artikels hinzu und klicken dann auf **Hinzufügen**. {% hint style="info" %} Der Barcodescanner ist nur in der BillMore App verfügbar, nicht in der Web-App. {% endhint %} Sie können auch die Reihenfolge der Artikel verändern, in dem Sie auf die beiden Pfeile klicken und dann die einzelnen Artikel an die gewünschte Position ziehen. Es ist auch möglich einen [Rabatt](https://docs.billmore.de/billmore-app/dokumente-erstellen/allgemeines/rabatte-ergaenzen) hinzuzufügen. Um mehr über die [Erstellung von Artikeln zu erfahren, lesen Sie hier](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/artikel).

Unter *Artikel* finden Sie weitere Möglichkeiten die Bestellung anzupassen (Bild 4). Sie können eine Einleitung, Endnotiz und Unterschrift hinzufügen, das Layout anpassen und Anlagen ergänzen. [Mehr zu diesen Funktionen erfahren Sie hier](https://docs.billmore.de/billmore-app/dokumente-erstellen/allgemeines).

{% hint style="info" %} Unterschriften können Sie nur in der BillMore App hinzufügen, nicht in der Web-App. {% endhint %} {% hint style="info" %} Erst nachdem Sie die Bestellung gespeichert haben, können Sie die Bestellung exportieren oder konvertieren. {% endhint %} Bevor Sie die [Bestellung versenden](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-exportieren), können Sie mithilfe der Vorschau überprüfen, wie die Bestellung als PDF aussieht und ggf. anpassen. Die [Unternehmendetails](https://docs.billmore.de/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) in der Fußzeile des Dokumentes können in den Einstellungen angepasst werden. # Auftragsbestätigungen Wenn Sie im Hauptmenü auf Auftragsbestätigungen klicken, finden Sie - falls schon Auftragsbestätigungen erstellt wurden - eine Liste der Auftragsbestätigungen mit folgenden Informationen: Name des Kunden, dem Erstellungsdatum, der Auftragsnummer, dem Gesamtbetrag der Auftragsbestätigung und ein Icon in rot oder grün, das anzeigt, ob die Auftragsbestätigung schon verschickt wurde (Bild 1). Oben rechts können Sie die Sortierung ändern und darunter befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie ganz bequem Ihre Auftragsbestätigungen durchsuchen können. Mit einem Klick auf das "**+**" wird eine neue Auftragsbestätigung erstellt und es öffnet sich die Erstellungsseite der Auftragsbestätigung. Alternativ können Sie auch [eine Rechnung oder ein Angebot in eine Auftragsbestätigung konvertieren](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-konvertieren-und-duplizieren). Hier werden dann automatisch die Daten der Rechnung oder des Angebots für die Auftragsbestätigung übernommen.

Bild 1: Auflistung aller Auftragsbestätigungen

Die Erstellung einer Auftragsbestätigung folgt der selben Logik wie die Erstellung des [Angebots](/billmore-app/dokumente/angebote) und der [Rechnung](/billmore-app/dokumente/rechnungen). Ganz oben finden Sie die Möglichkeit den Status der Auftragsbestätigung zu verändern. Sie können markieren, ob die Auftragsbestätigung versendet wurde und einen eigenen Status hinzufügen. Wenn Sie Ihre Auftragsbestätigung exportieren, wird der Status automatisch auf *Versandt* geändert. So haben Sie auf einem Blick sichtbar, inwieweit der Fortschritt der Auftragsbestätigung ist (Bild 2).

Die Auftragsbestätigungsnummer und das aktuelle Datum als Auftragsbestätigungsdatum wird automatisch übernommen, kann aber bei Bedarf mit einem Klick auf die jeweilige Zeile individuell angepasst werden. {% hint style="info" %} Wenn die Dokumentennummer dynamisch berechnet wird, können Sie diese während der Erstellung nicht mehr ändern. Gehen Sie dazu in die [Einstellungen](https://docs.billmore.de/billmore-app/einstellungen/dokumentennummer). {% endhint %} Dann folgt die Eingabe der Kundendaten. Wählen Sie dazu einfach einen Kunden aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder geben Sie die Daten manuell ein, **ohne** den Kunden in Ihren Kontakten zu speichern. Weitere Informationen zu dem Thema [Kunden hinzufügen, finden Sie hier](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/kunden). Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das "**+**". Wenn Sie bereits den [Artikel der Anwendung hinzugefügt](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/artikel) haben, klicken Sie auf **Auswählen**. Wenn Sie für den Artikel einen [Barcode](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/artikel) haben, können Sie ihn über **Barcode** scannen. Falls nichts von beidem zutrifft, fügen Sie einfach in den Feldern die jeweilgen Informationen des Artikels hinzu und klicken dann auf **Hinzufügen**. {% hint style="info" %} Der Barcodescanner ist nur in der BillMore App verfügbar, nicht in der Web-App. {% endhint %} Sie können auch die Reihenfolge der Artikel verändern, in dem Sie auf die beiden Pfeile klicken und dann die einzelnen Artikel an die gewünschte Position ziehen. Es ist auch möglich einen [Rabatt](https://docs.billmore.de/billmore-app/dokumente-erstellen/allgemeines/rabatte-ergaenzen) hinzuzufügen. Um mehr über die [Erstellung von Artikeln zu erfahren, lesen Sie hier](https://docs.billmore.de/billmore-app/kunden-und-artikel-verwalten/artikel).

Unter *Artikel* finden Sie weitere Möglichkeiten die Auftragsbestätigung anzupassen (Bild 4). Sie können eine Einleitung, Endnotiz und Unterschrift hinzufügen, das Layout anpassen und Anlagen ergänzen. [Mehr zu diesen Funktionen erfahren Sie hier](https://docs.billmore.de/billmore-app/dokumente-erstellen/allgemeines).

{% hint style="info" %} Unterschriften können Sie nur in der BillMore App hinzufügen, nicht in der Web-App. {% endhint %} {% hint style="info" %} Erst nachdem Sie die Auftragsbestätigung gespeichert haben, können Sie die Auftragsbestätigung exportieren oder konvertieren. {% endhint %} Bevor Sie die [Auftragsbestätigung versenden](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-exportieren), können Sie mithilfe der Vorschau überprüfen, wie die Auftragsbestätigung als PDF aussieht und ggf. anpassen. Die [Unternehmendetails](https://docs.billmore.de/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) in der Fußzeile des Dokumentes können in den Einstellungen angepasst werden. # Lieferscheine Wenn Sie im Hauptmenü auf Lieferscheine klicken, finden Sie - falls schon Lieferscheine erstellt wurden - eine Liste der Lieferscheine mit folgenden Informationen: Name des Kunden, dem Erstellungsdatum, der Lieferscheinnummer und ein Icon in rot oder grün, das anzeigt, ob das Angebot schon verschickt wurde (Bild 1). Oben rechts können Sie die Sortierung ändern und darunter befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie ganz bequem Ihre Lieferscheine durchsuchen können. Mit einem Klick auf das "**+**" wird ein neuer Lieferschein erstellt und es öffnet sich die Erstellungsseite des Lieferscheins. Alternativ können Sie auch [eine Rechnung in einen Lieferschein konvertieren.](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-konvertieren-und-duplizieren) Hier werden dann automatisch die Daten der Rechnung in den Lieferschein übernommen.

Die Erstellung eines Lieferscheins folgt der selben Logik wie die Erstellung des Angebots und der Rechnung. Ganz oben finden Sie die Möglichkeit den Status des Lieferscheins zu verändern. Sie können markieren, ob der Lieferschein versendet wurde und einen eigenen Status hinzufügen. Wenn Sie Ihren Lieferschein exportieren, wird der Status automatisch auf *Versandt* geändert. So haben Sie auf einem Blick sichtbar, inwieweit der Fortschritt des Lieferscheins ist (Bild 2).

Die Lieferscheinnummer und das aktuelle Datum als Lieferdatum wird automatisch übernommen, kann aber bei Bedarf mit einem Klick auf die jeweilige Zeile individuell angepasst werden. {% hint style="info" %} Wenn die Dokumentennummer dynamisch berechnet wird, können Sie diese während der Erstellung nicht mehr ändern. Gehen Sie dazu in die [Einstellungen](/billmore-app/einstellungen/dokumentennummer). {% endhint %} Dann folgt die Eingabe der Kundendaten. Wählen Sie dazu einfach einen Kunden aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder geben Sie die Daten manuell ein, **ohne** den Kunden in Ihren Kontakten zu speichern. Weitere Informationen zu dem Thema [Kunden hinzufügen, finden Sie hier](/billmore-app/kontakte-und-artikel/kontakte). Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das "**+**". Wenn Sie bereits den [Artikel der Anwendung hinzugefügt](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel) haben, klicken Sie auf **Auswählen**. Wenn Sie für den Artikel einen [Barcode](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel) haben, können Sie ihn über **Barcode** scannen. Falls nichts von beidem zutrifft, fügen Sie einfach in den Feldern die jeweilgen Informationen des Artikels hinzu und klicken dann auf **Hinzufügen**. {% hint style="info" %} Der Barcodescanner ist nur in der BillMore App verfügbar, nicht in der Web-App. {% endhint %} {% hint style="info" %} Die Preise der Artikel werden in Lieferscheinen im Allgemeinen nicht angezeigt. {% endhint %} Sie können auch die Reihenfolge der Artikel verändern, in dem Sie auf die beiden Pfeile klicken und dann die einzelnen Artikel an die gewünschte Position ziehen (Bild 3). Um mehr über die [Erstellung von Artikeln zu erfahren, lesen Sie hier](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel).

Unter *Artikel* finden Sie weitere Möglichkeiten den Lieferschein anzupassen. Sie können eine Einleitung, Endnotiz und Unterschrift hinzufügen, das Layout anpassen und Anlagen ergänzen. [Mehr zu diesen Funktionen erfahren Sie hier](/billmore-app/dokumente/allgemeines). {% hint style="info" %} Unterschriften können Sie nur in der BillMore App hinzufügen, nicht in der Web-App. {% endhint %} {% hint style="info" %} Erst nachdem Sie den Lieferschein gespeichert haben, können Sie den Lieferschein exportieren oder konvertieren. {% endhint %} Bevor Sie den [Lieferschein versenden](/billmore-app/dokumente/allgemeines/dokumente-exportieren), können Sie mithilfe der Vorschau überprüfen, wie der Lieferschein als PDF aussieht und ggf. anpassen. Die [Unternehmendetails](/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) in der Fußzeile des Dokumentes können in den Einstellungen angepasst werden. # Kontakte und Artikel Sie haben wiederkehrende Kunden und Artikel? Erstellen Sie bei BillMore ganz einfach eine Datenbank an Kontakten und Artikel und sparen sich so wiederholtes Eingeben der Informationen. {% content-ref url="/pages/y2Xx2Id9qwwB9oAFPaGd" %} [Kontakte](/billmore-app/kontakte-und-artikel/kontakte) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/FXDMvRLfBidem329CCeO" %} [Artikel](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel) {% endcontent-ref %} # Kontakte Mit BillMore können Sie ganz einfach Ihre Kontakte verwalten. Wenn Sie im Hauptmenü *Kontakte* auswählen, sehen Sie - falls bereits Kontakte hinzugefügt wurden - eine alphabetisch sortierte Liste der Kontakte (Bild 1). Mithilfe der Suchfunktion können Sie ganz einfach Ihre Kontakte durchsuchen und bei Bedarf Informationen ergänzen oder aktualisieren. Neue Kontakte können Sie hier oder während der Dokumentenerstellung hinzufügen. Wie genau, wird im folgenden beschrieben.

### Neue Kontakte im Hauptmenü hinzufügen Sie befinden sich weiterhin im Hauptmenü unter *Kontakte*. Oben rechts finden sie das "**+**"-Zeichen, mit der Sie zu der Erstellungsseite für Kontakte kommen (Bild 2 + 3). {% hint style="info" %} Sie müssen bei der Erstellung nicht alle Felder ausfüllen. Nicht ausgefüllte Daten werden in dem finalen Dokument einfach nicht angezeigt.\ **Ausnahme**: Die Informationen, die Sie bei *Notizen* einfügen, werden nie auf dem Dokument angezeigt und sind nur für Sie bestimmt. {% endhint %}

### Kontakte einem Dokument hinzufügen Wenn Sie eine [Rechnung](/billmore-app/dokumente/rechnungen), ein [Angebot](/billmore-app/dokumente/angebote) oder einen [Lieferschein](/billmore-app/dokumente/lieferscheine) erstellen, sehen Sie unter *Kunde* die Optionen **Kontakt auswählen oder erstellen** oder **Kundendaten manuell eingeben** (Bild 4). Haben Sie bereits den Kunden zu Ihren Kontakten hinzugefügt oder wollen ihn neu hinzufügen, klicken Sie auf ersteres. Bei der zweiten Option geben Sie einfach die Daten des Kundens ein. Diese werden dann automatisch in das Dokument eingefügt, aber jedoch nicht unter Ihren Kontakten gespeichert.

# Artikel Mit BillMore können Sie nicht nur Stammkunden speichern, sondern auch oft verwendete Artikel in den Stammdaten speichern. Artikel ist hierbei der Sammelbegriff für alles, was Sie in Ihrem Unternehmen anbieten, also z.B. physische oder digitale Produkte, Dienstleistungen usw. Im Hauptmenü unter Artikel finden Sie eine alphabetisch sortierte Liste Ihrer bereits hinzugefügten Artikel. Genau wie bei den [Kontakten](/billmore-app/kontakte-und-artikel/kontakte) haben Sie auch hier eine Suchfunktion (Bild 1).

### Wiederkehrende Artikel den Stammdaten hinzufügen Wenn Sie eine feste Auswahl an Artikeln haben, ist es sinnvoll diese vor der Dokumentenerstellung in den Stammdaten einzufügen. So können Sie immer wieder diese Artikel verwenden und müssen nicht bei jedem Dokument die Daten neu eingeben. Um ein neuen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie im Hauptmenü unter Artikel oben rechts auf das "**+**"-Zeichen. Sie befinden sich nun auf der Erstellungsseite für Artikel (Bild 2). Sie können hier den Titel und Beschreibung hinzufügen, sowie die Preise und den Steuersatz. Wenn Sie den Artikel mit einer Einheit z.B. Stunden versehen wollen, wählen Sie **Einheit** aus. Sie können aus vorgegebenen Einheiten wählen oder Ihre eigene Einheit definieren.

#### Artikel mit Barcodes Für Artikel, die einen Barcode besitzen, besteht die Möglichkeit diesen in der Anwendung einzuscannnen. Der Artikel ist dann mit dem Barcode verbunden und wenn Sie ein [Dokument erstellen](/billmore-app/dokumente), müssen Sie nicht den Artikel in der Datenbank suchen, sondern können den Artikel einfach scannen. #### Artikel duplizieren Wenn Sie verschiedene Produkte haben, die sich nur in einem Merkmal unterscheiden, müssen Sie sich beim Eingeben in die Stammdaten nicht die Mühe machen und alle Artikel einzeln eingeben. Stattdessen gibt es die Funktion *Artikel duplizieren*. Wählen Sie im Hauptmenü unter Artikel den jeweiligen Artikel aus, den Sie duplizieren wollen. Unter den Eingabefeldern finden Sie die Option **Duplizieren** (Bild 3). Der Artikel wird dupliziert und Sie können die Daten anpassen (Bild 4).

# Buchführung Die BillMore Anwendung ermöglicht es Ihnen den gesamten Umsatz Ihres Unternehmens an einem Ort zu sammeln und einzusehen. Die Beträge der Rechnungen werden automatisch zu Ihren Einnahmen gezählt und in der [Statistik](/billmore-app/berichte/statistiken) oder in der [Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)](/billmore-app/berichte/berichte-und-eur) angezeigt. Sie können Ihre Ausgaben erfassen und mit den zugehörigen Belegen verknüpfen. Wenn Sie noch weitere Betriebseinnahmen haben, können Sie diese unter Einnahmen hinzufügen. {% content-ref url="/pages/4LHieBPps5PEk3Jd1MwI" %} [Ausgaben und Belege erfassen](/billmore-app/buchfuhrung/ausgaben-und-belege-erfassen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/Lx81WyDiMOtUPWVV7q6u" %} [Manuelle Einnahmen buchen](/billmore-app/buchfuhrung/manuelle-einnahmen-buchen) {% endcontent-ref %} # Ausgaben und Belege erfassen Mit BillMore können Sie auch die Ausgaben Ihres Unternehmens auflisten und Belege erfassen. Um eine Ausgabe hinzuzufügen, klicken Sie im Hauptmenü unter Buchführung auf *Ausgaben*. Dort finden Sie dann eine Auflistung Ihrer bisher zugefügten Umsätze. Oben rechts findet sich ein "+"- Symbol mit dem Sie weitere Posten hinzufügen können. Eine Ausgabe besteht aus mehreren Punkten: ### Allgemein Standardmäßig wird das aktuelle Datum ausgewählt, was Sie natürlich noch ändern können. Jede Ausgabe können Sie mit einer Dokumentennummer und einem Geschäftspartner verknüpfen (Bild 1). Diese beiden Angaben sind optional. ### Buchungsposition Sie können mehrere Buchungspositionen zur einer Ausgabe hinzufügen. Geben Sie eine Beschreibung, den Betrag mit Steuersatz an und wählen Sie ein Buchungskonto aus (Bild 1). Um eine weitere Buchungsposition hinzuzufügen, klicken Sie auf **Position hinzufügen**.

Für jede Ausgabe können Sie angeben, ob die Beträge der Buchungspositionen in Netto oder Brutto angegeben sind (Bild 2 + 3).

### Zahlung Ganz unten können Sie angeben, ob und wann diese Ausgabe bezahlt wurde (Bild 4). ### Belege erfassen Um einen Beleg zu erfassen, können Sie diesen entweder direkt scannen oder in Ihren Dateien auswählen und hochladen (Bild 4).

### Weitere Buchungskonten festlegen Es gibt vordefinierte Buchungskonten, wenn Sie jedoch weitere Konten hinzufügen wollen, können Sie das in den Einstellungen unter **Buchungskonten** tun. Dort können Sie die vordefinierten Konten einsehen und zudem können Sie in dem Feld unter den Standardkonten Ihre eigenes Buchungskonto eingeben (Bild 5). Natürlich können Sie selbst hinzugefügte Arten auch wieder löschen, in dem Sie auf das Kreuz daneben klicken.

# Manuelle Einnahmen buchen Die BillMore Anwendung ermöglicht es Ihnen den gesamten Umsatz Ihres Unternehmens an einem Ort zu sammeln und einzusehen. Die Beträge der Rechnungen werden automatisch zu Ihren Einnahmen gezählt und in der [Statistik](/billmore-app/berichte/statistiken) oder in der [Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)](/billmore-app/berichte/berichte-und-eur) angezeigt. Wenn Sie noch weitere Betriebseinnahmen wie z.B. erstattete Umsatzsteuern haben, können Sie diese unter Einnahmen hinzufügen. Um eine Einnahme hinzuzufügen, klicken Sie im Hauptmenü unter Buchführung auf *Einnahmen*. Dort finden Sie dann eine Auflistung Ihrer bisher zugefügten Umsätze. Oben rechts findet sich ein "+"- Symbol mit dem Sie weitere Posten hinzufügen können. Eine Einnahme besteht aus mehreren Punkten: ### Allgemein Standardmäßig wird das aktuelle Datum ausgewählt, was Sie natürlich noch ändern können. Jede Einnahme können Sie mit einer Dokumentennummer und einem Geschäftspartner verknüpfen (Bild 1). Diese beiden Angaben sind optional. ### Buchungsposition Sie können mehrere Buchungspositionen zur einer Einnahme hinzufügen. Geben Sie eine Beschreibung und den Betrag an und wählen Sie ein Buchungskonto aus (Bild 1). Um eine weitere Buchungsposition hinzuzufügen, klicken Sie auf **Position hinzufügen**. ### Zahlung Ganz unten können Sie angeben, ob und wann diese Einnahme bezahlt wurde (Bild 2).

### Weitere Buchungskonten festlegen Es gibt vordefinierte Buchungskonten, wenn Sie jedoch weitere Konten hinzufügen wollen, können Sie das in den Einstellungen unter **Buchungskonten** tun. Dort können Sie die vordefinierten Konten einsehen (Bild 3) und zudem können Sie in dem Feld unter den Standardkonten Ihre eigenes Buchungskonto eingeben (Bild 4). Natürlich können Sie selbst hinzugefügte Arten auch wieder löschen, in dem Sie auf das Kreuz daneben klicken.

# Berichte Um Ihnen zum Ende eines Steuerjahres die Arbeit zu erleichtern, können Sie mit BillMore ganz einfach Berichte und Ihre Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Außerdem haben Sie dank einer Übersicht immer Ihre Einnahmen, Ausgaben und die offenen Posten im Blick. {% content-ref url="/pages/PJZBZOK2kgmv8obPBQW5" %} [Berichte und EÜR](/billmore-app/berichte/berichte-und-eur) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/MJFsrJT66hbYOpOHrcJn" %} [Statistiken](/billmore-app/berichte/statistiken) {% endcontent-ref %} # Berichte und EÜR Mit BillMore können Sie schnell und einfach Ihre Einnamenüberschussrechnung (EÜR) und weitere Berichte erstellen. Gehen Sie dazu im Hauptmenü auf den Punkt **Berichte**. Unten können Sie dann wählen, ob Sie die EÜR oder andere Berichte bearbeiten wollen. ### EÜR Oben sehen Sie das Geschäftsjahr für das die Eingaben und Ausgaben angezeigt werden. Um das Jahr zu ändern, klicken Sie auf **Ändern** (Bild 1). Darunter finden Sie eine Übersicht der Eingaben und Ausgaben des Jahres. Zu den Einnahmen werden sowohl die Beträge der bezahlten Rechnungen gezählt, als auch weitere Posten, die Sie unter [Einnahmen](/billmore-app/buchfuhrung/manuelle-einnahmen-buchen) angegeben haben. Bei Ausgaben werden diejenigen Posten angezeigt, die Sie unter [Ausgaben](/billmore-app/buchfuhrung/manuelle-einnahmen-buchen) hinzugefügt haben.

Bild 1: Einnahmenüberschussrechnung erstellen

Darunter können Sie die Vorschau der EÜR ansehen und überprüfen (Bild 3). Wenn alles passt, klicken Sie auf **PDF Exportieren** und schon haben Sie die EÜR erstellt (Bild 2).

{% hint style="info" %} Die Einnahmenüberschussrechnung arbeitet nach dem „Zufluss-Abfluss-Prinzip“. Das heißt es werden nur bezahlte Rechnungen berücksichtigt und für die Zuordnung der Jahre ist das Bezahldatum entscheidend. {% endhint %} ### Berichte Es muss ja nicht jedes Mal gleich die EÜR sein. Vielleicht wollen Sie auch monatlich einen Bericht über Ihre Einnahmen oder nur über Ihre Ausgaben haben. Auch das ist mit BillMore möglich, indem Sie unten von EÜR auf Berichte wechseln. Nun wählen Sie, ob in dem Bericht Einnahmen inkl. oder exkl. unbezahlter Rechnungen und ob die Ausgaben angezeigt werden sollen. Dann definieren Sie den Zeitraum und schon können Sie den Bericht als PDF oder CSV exportieren (Bild 4).

# Statistiken Die Statistiken helfen Ihnen die finanziellen Transaktionen im Blick zu behalten und zu sehen, wie sich Ihre Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum entwickelt (Bild 1). Die Statistiken finden Sie im Hauptmenü unter **Statistiken**. Dort wählen Sie einfach den Zeitraum aus (Bild 2) und schon wird Ihnen in einem Balkendiagramm der Umsatz des gewählten Diagramms angezeigt. Darunter zeigt ein weiteres Diagramm, das Verhältnis von bezahlten und offenen Rechnungen in diesem Zeitraum. {% hint style="info" %} Für die zeitliche Zuordnung der Buchungen ist das Rechnungsdatum entscheidend. {% endhint %}

# Einstellungen In den Einstellungen können Sie die Informationen zu Ihrem Unternehmen ändern, weitere Unternehmen hinzufügen, übergeordnete Information wie Steuerbezeichnung und Dokumentennummer anpassen und Ihre Daten importieren oder exportieren. {% content-ref url="/pages/N7pb5G50GVOZ7Puc96Ou" %} [Account und Unternehmen verwalten](/billmore-app/einstellungen/account-und-unternehmen-verwalten) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/kt5mq7eUMlvMTtZmbDfM" %} [Unternehmensdetails](/billmore-app/einstellungen/unternehmensdetails) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/onXsKtBvjhzNZUYIf3A9" %} [Steuereinstellungen](/billmore-app/einstellungen/steuereinstellungen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/3C15P9TYTBpTmen1JY6T" %} [Dokumentennummer](/billmore-app/einstellungen/dokumentennummer) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/JLz9PSvqO54h2Lqfa28h" %} [Daten Import/Export](/billmore-app/einstellungen/daten-import-export) {% endcontent-ref %} # Account und Unternehmen verwalten Wenn Sie BillMore nutzen, müssen Sie einen Account erstellen. Dieser läuft auf Ihren Namen und für diesen Account können Sie dann Unternehmen hinzufügen. Das können je nach Abomodell auch mehr als ein Unternehmen sein. ### Account verwalten Um den Überblick zu behalten, welche Abonnements Sie mit Ihrem Account getätigt haben, findet sich unter *Einstellungen -> Account* eine Auflistung der Abonnements (Bild 1). Außerdem finden Sie hier Informationen zu Ihrem persönlichen BillMore-Account. Sie können Ihre Daten ändern und z.B. Ihr Passwort zurücksetzen. Zudem können Sie sich hier ausloggen oder auch den gesamten Account löschen.

### Unternehmen verwalten Unter *Einstellungen -> Unternehmen verwalten* sehen Sie welche Unternehmen Sis bisher erstellt haben und können auch neue Unternehmen hinzufügen (Bild 2).

#### Unternehmen auswählen Neben Ihrem aktuell ausgewählten Unternehmen finden Sie einen grünen Haken (Bild 2). Sie können also unter [Dokumente](/billmore-app/dokumente) alle Rechnungen, Angebote und Lieferscheine zu diesem Unternehmen einsehen. Auch bei den Berichten werden nur die Einnahmen und Ausgaben dieses Unternehmens angezeigt. Um ein anderes Unternehmen auszuwählen, klicken Sie auf den Namen des Unternehmens und dann auf **Auswählen**. Nun werden alle Dokumenten und Umsätze angezeigt, die zu diesem Unternehmen zugehörig sind. #### Nutzer verwalten und hinzufügen Wenn Sie als Abomodell Standard und Unlimited nutzen, können Sie für Ihr Unternehmen auch weitere Nutzer hinzufügen. Dazu klicken Sie auf das gewünschte Unternehmen und dann auf Nutzer (Bild 3). Dort sehen Sie die bisherigen Nutzer, die dem Unternehmen zugeordnet wurden (Bild 4). Um einen neuen Nutzer zu erstellen, klicken Sie auf **Nutzer hinzufügen**. Dort geben Sie die E-Mail Adresse des neuen Nutzers ein und wählen, welche Berechtigungen die Person zugeteilt werden soll (Bild 5). Es besteht die Auswahl aus drei Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen: * **Administrator**: Der Nutzer sieht alle Daten und darf diese auch bearbeiten. * **Mitarbeiter**: Der Nutzer darf nur Dokumente, Kunden und Artikel bearbeiten und lesen. Er kann keine Einnahmen und Ausgaben lesen. * **Nur Lesen**: Der Nutzer darf alle Informationen lesen, aber nicht bearbeiten. Diese Berechtigung ist z.B. für die Steuerberatung des Unternehmens hilfreich. Mit einem Klick auf Einladung senden bekommt der neue Nutzer eine E-Mail, mit der er Zugriff auf das Unternehmen erhält. Falls der neue Nutzer keinen Account bei BillMore hat, wird er gebeten diesen zu erstellen.

# Unternehmensdetails Unter *Einstellungen -> Unternehmensdetails* werden alle relevanten Informationen zu dem Unternehmen eingetragen, die dann auch auf Ihren Dokumenten angezeigt werden (Bild 1). Sie können die Basisinformationen wie Name, Adresse, Logo, Telefon, E-Mail und Webseite sowie die rechtlichen Angaben und Zahlungsinformationen angeben. Jedoch sind alle Informationen optional und müssen nicht angegeben werden. Wenn Sie die Informationen nicht angeben, wird auf dem Dokument auch nichts angezeigt. Außerdem gibt es unter jeder Kategorie Textfreihalter, in denen Sie individuelle Informationen wie z.B. Öffnungszeiten eingeben können. Das Logo kann einfach aus Ihren Fotos oder Dateien hinzugefügt werden. {% hint style="info" %} Änderungen an den Unternehmensdetails wirken sich nur auf neu erstellte Dokumente aus. {% endhint %}

# Steuereinstellungen Unter Steuereinstellungen können Sie die Steuersätze und die Art der Steuer festlegen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen (Bild 1 + 2). Die üblichen Sätze sind bereits vorgegeben, aber über das "**+**"-Zeichen können Sie ganz einfach weitere hinzufügen. Unter dem Standard Steuersatz geben Sie den Satz an, den Sie am häufigsten benötigen und der beim Erstellen neuer Artikel gleich eingefügt wird. Sie haben jedoch immer die Möglichkeit beim [Erstellen eines neuen Artikels](/billmore-app/kontakte-und-artikel/artikel) oder während [des Erstellens eines Dokumentes](/billmore-app/dokumente) den Steuersatz individuell anzupassen.

Unter Standard Preisdarstellung können Sie zwischen der Netto- oder Bruttodarstellung wählen. Mehr dazu finden Sie unter [Rechnungen](/billmore-app/dokumente/rechnungen). Mit einem Klick auf **Art der Steuer** bzw. **Währung** sehen Sie eine Auflistung der gängigen Abkürzungen (Bild 3 + 4). Auch bei der Art der Steuer können Sie bei Bedarf eine eigene Steuerbezeichnung hinzufügen.

### Kleinunternehmer-Modus Wenn Ihr Unternehmen unter der Kleinunternehmen-Regelung läuft, können Sie das unter Steuereinstellungen angeben (Bild 5). Wenn Sie den Modus aktiviert haben, taucht eine weitere Auswahlmöglichkeit auf. Wenn diese aktiviert wird, wird den Dokumenten folgender Zusatz hinzugefügt: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Bild 5: Kleinunternehmer-Modus aktivieren

# Dokumentennummer In der BillMore Anwendung haben Sie drei Möglichkeiten, wie die Dokumentennummer für das jeweilige Dokument generiert wird. Die Auswahl dieser Möglichkeiten finden Sie unter *Einstellungen -> Dokumentennummer*. ### Möglichkeit 1: Dynamisch Die Dokumentennummer wird anhand eines definierten Schemas generiert. Das Schema setzt sich aus einem statischen Präfix und dynamischen Bausteinen zusammen (Bild 1). Der Präfix ist in der Regel R für Rechnung, A für Angebot und L für Lieferschein. Sie können den Präfix mit einem Klick auf den jeweiligen Buchstaben auch ändern und selbst definieren. Dem Präfix werden dynamische Bausteine angehängt, die die Dokumentnummer für jedes Dokument einzigartig machen. Drei Varianten sind vorgegeben, aber Sie können auch ganz einfach ein eigenes Schema definieren. Welche Bausteine Sie dafür verwenden können, sehen Sie nach einem Klick auf **Verfügbare Bausteine**. Um einen Überblick zu behalten, wie nach den ganzen Änderungen die nächsten Dokumentennummern aussehen, ist für jede Dokumentenart sichtbar, welche Nummer das nächste neu erstellte Dokument annehmen würde (Bild 2).

Bild 1: Dynamische Generierung
der Dokumentennummer

Bild 2: Vorschau der
nächsten Dokumentennummer

#### Zählernummer ändern Mit einem Klick auf **Zählernummer ändern**, können Sie die Nummer anpassen. Alternativ können Sie auch während der Erstellung eines Dokumentes auf die Zeile mit der Dokumentennummer klicken und Sie dort ändern. {% hint style="info" %} Die Dokumentennummer eines Dokumentes kann nach dem ersten Sperichern nicht mehr verändert werden. {% endhint %} ### Möglichkeit 2: Inkrementieren Die Dokumentennummer des letzten Dokumentes wird um eine Stelle erhöht und für das neue Dokument verwendet (Bild 3). Standardmäßig gibt es auch hier wieder ein Präfix, welches Sie ganz individuell anpassen können.

### Möglichkeit 3: Manuell Wenn Sie diese Möglichkeit ausgewählt haben, müssen Sie bei der Erstellung eines Dokumentes die Dokumentennummer selber ergänzen (Bild 4).

Bild 4: Dokumentennummer manuell erstellen

{% hint style="info" %} Die Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe auf Rechnungen. {% endhint %} # Daten Import/Export Mit BillMore ist es möglich Daten zu exportieren und zu importieren. Im folgenden zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert und welche Daten exportiert oder importiert werden können. ### Daten exportieren Die Daten gehören Ihnen, weswegen Sie zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit haben Ihr Dokumente, Artikel und Kunden zu exportieren. Dafür gehen Sie auf *Einstellungen -> Daten Import/Export* (Bild 1). Die Daten Ihrer Artikel und Kunden können Sie als CSV-Datei exportieren, in dem Sie einfach auf **CSV-Datei exportieren** klicken. In der App können hier auch alle Dokumente exportiert werden. Mit einem Klick auf **Dokumente exportieren** können Sie den Zeitraum auswählen, aus denen die Dokumente exportiert werden sollen (iOS Bild 2). Diese werden dann als ZIP-Datei komprimiert und exportiert. In der Web-App gehen Sie dafür auf die entsprechenden Dokumentenseite z.B. Rechnungen und wählen alle Dokumente aus, die Sie herunterladen wollen (Web Bild 2). Die ausgewählten Dokumente werden als PDF-Datei heruntergeladen. Alternativ können Sie unter *Erweiterungen -> Datev* Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus einem individuellen Zeitraum als **ZIP-Datei exportieren**. Dafür ist kein Datev-Account notwendig. {% tabs %} {% tab title="Web" %}

Bild 2: Dokumente eines Monats
oder Jahres exportieren

{% endtab %} {% tab title="iOS" %}

{% endtab %} {% endtabs %} ### Daten importieren Wenn Sie vorher eine andere Software genutzt haben, können Sie über die Importfunktion bisherige Artikel und Kontakte zu der BillMore Anwendung hinzufügen. Dafür ist es wichtig, dass die zu importierende Datei das selbe Format hat wie die Vorlage von BillMore, um einen zuverlässigen Import zu gewähren. Laden Sie vor dem Importieren einfach die Vorlage herunter und überprüfen Sie diese mit Ihrer Datei. Danach klicken Sie bei Artikel oder Kontakte auf **CSV-Datei importieren** (Bild 1). Die erste Zeile der CSV-Datei (Bezeichnung der Spalten) darf hierbei nicht verändert werden. # Offline Invoicing {% hint style="info" %} Offline Invoicing ist eine frühere Version der App, bei der alle Daten offline auf dem Gerät gespeichert werden. Aufgrund des erhöhten Datenverlustrisikos wird diese Version nicht mehr für Neukunden angeboten. {% endhint %} Bei **Offline Invoicing** werden alle Daten offline auf dem Gerät gespeichert. Sie können Backups erstellen, um die Daten zu sichern oder auf ein anderes Gerät zu übertragen. Eine automatische Synchronisierung zwischen den Geräten ist nicht möglich. {% hint style="danger" %} **Wichtig**: Beachten Sie, dass mit Offline Invoicing keine automatische Synchronisierung zwischen mehreren Geräten möglich ist und diese Version nur auf der iOS App verwendet werden kann. {% endhint %} ### Backup erstellen Mit Offline Invoicing ist es notwendig, dass Sie regelmäßig Backups erstellen, damit Ihre Daten nicht verloren gehen, wenn Sie z.B. ein neues Smartphone kaufen. Dafür gehen Sie unter *Einstellungen* -> *Backup* und klicken auf **Backup erstellen**. Haben Sie z.B. das Smartphone gewechselt und möchten die Daten nun auf das neue Smartphone übertragen, klicken Sie auf **Backup wiederherstellen**. {% hint style="danger" %} Wenn Sie ein Backup wiederherstellen und seit dem letzten Backup weitere Dokumente erstellt haben, gehen diese **unwiderruflich** verloren. Wir empfehlen daher, dass Sie regelmäßig Backups erstellen, damit im Ernstfall keine Daten verloren gehen. {% endhint %} ### Unternehmen auf Cloud Invoicing upgraden Ein Upgrade auf Cloud Invoicing ist in den Einstellungen möglich. Wählen Sie unter *Unternehmen verwalten* das Unternehmen aus, welches Sie zum Cloud Invoicing hinzufügen wollen. Dort klicken Sie den Button **Auf Cloud Invoicing upgraden**. Die bestehenden Daten werden daraufhin in die Cloud hochgeladen. {% hint style="warning" %} Während dem Upload sollte die App nicht geschlossen oder die Internetverbindung unterbrochen werden. {% endhint %} ### Wenn Ihre Daten nicht vollständig hochgeladen sind Wenn Ihre Daten nicht vollständig nach dem Upgrade hochgeladen sind, weil es z.B. ein Problem mit der Internetverbindung gab, können Sie das Unternehmen einfach erneut hochladen. Dafür gehen Sie zu den Einstellungen unter *Unternehmen Verwalten*, wo Sie zwischen Ihren Unternehmen wechseln können. Wenn Sie das Abo gekauft haben, ist dort neben der Testversion auch ein Cloud Invoicing Unternehmen vorhanden. Wenn die Daten nicht vollständig sind, können Sie das Cloud Invoicing Unternehmen löschen und noch einmal hochladen.